Yazılım Varlık Yönetimi Süreci son derece önemli ve dikkat edilmesi gereken bir işleyiş modelidir. İşletmeniz için çok sayıda yazılım aracı mı kullanıyorsunuz? Bu son derece normal. Ancak unutmayın daha sonra bunları yönetmek için mutlaka bir SAM aracına ihtiyacınız olacak .
Bir SAM aracı ile, yinelenen uygulamalara sahip olmaktan, kullanılmayan yazılımlar için ödeme yapmaktan ve yazılım lisans sınırlarınızı aştığınız için potansiyel olarak para cezasına çarptırılmaktan kaçınabilirsiniz.
Bu makale size aşağıdakiler de dahil olmak üzere yazılım varlık yönetimi hakkında bilmeniz gereken tüm temelleri öğretecektir:
- Yazılım varlık yönetimi nedir?
- 5+ yazılım varlık yönetimi (SAM) süreci
- SAM süreçlerinizi yönetmek için danışmanlık
Yazılım Varlık Yönetimi Nedir?
Yazılım varlık yönetimi (SAM), şirketinizin tüm yazılım varlıklarını yönetmenize, kontrol etmenize ve korumanıza yardımcı olan bir dizi süreçtir. Uygun bir SAM sistemiyle maliyetlerinizi, yazılım kullanımınızı, olası yükümlülüklerinizi ve güvenlik risklerinizi daha iyi anlarsınız.
Yazılım varlık yönetimi aynı zamanda yazılım varlıklarınızın tüm yaşam döngüsü boyunca korunmasına ve değerlerinin en üst düzeye çıkarılmasına yardımcı olur. Yazılım varlık yönetimi üç ana alanda başarılı olmanıza yardımcı olabilir. Bu alanlar lisanslar, denetimler ve optimizasyon. Detaylarına bakalım;
1 – Lisanslar
Lisans yönetimi , yazılım varlık yönetiminin önemli bir yönüdür ve birincil hedeflerinden biridir. Bir yazılım lisansı satın aldığınızda hüküm ve koşullarına, yenileme sözleşmesine ve diğer politikalara uymanız gerekir.
Lisans, yazılımın kurulumu, kullanımı ve son kullanma tarihi ile ilgili temel ayrıntıları içerir. Erişimi kolay bir SAM sistemindeki bu bilgiler, çalışanlarınızın zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlayabilir.
Bir SAM aracı aynı zamanda lisans politikasındaki değişiklikleri de otomatik olarak günceller, böylece uyumlu olmama olasılığınız çok daha azalır.
2 – Denetimler
Yazılım denetimi , üçüncü taraf bir satıcının satın aldığınız yazılım lisansına uygun olup olmadığınızı kontrol etmesi işlemidir.
Buna uymamak, yasal sorunlara, şirket sorumluluğuna ve uygunsuz şekilde lisanslanan yazılım kopyası başına binlerce TL miktarlara varan ağır para cezalarına yol açabilir .
Üstelik, bir yazılım denetimi için ihtiyaç duyduğunuz bilgilerin manuel olarak çıkarılması bir aya kadar sürebilir ve birden fazla tam zamanlı çalışanın dikkatini gerektirebilir. Bir SAM aracı olmadan hata yapma, önemli ayrıntıları kaçırma ve zaman ve para kaybetme olasılığınız daha yüksektir.
Bir SAM aracı, tüm uyumluluk bilgilerinizi otomatik olarak izler ve sizi güncel tutar. Bu sistem uygulandığında denetime hazırlanmak çok daha az çaba, zaman ve para gerektirir.
3 – Optimizasyon
Birçok işletme çok fazla lisans satın alır ve dolayısıyla birçok lisans kullanılmadan kalır. İhtiyaç duyulan lisans sayısını doğru şekilde izlemezseniz, yinelenen yenileme ücretleri ve gereksiz bakım ücretleri ödemek zorunda kalabilirsiniz.
Çoğu zaman bu harcama, uyumsuzluk cezası ödemek kadar kötüdür. Hatta daha da kötü olabilir. Sorunun düzeltilmesi kaydıyla, uyumsuzluk cezasının ödenmesi tek seferlik bir ücrettir. Öte yandan, kullanılmayan lisans ücretleri tekrar tekrar ortaya çıkabilir ve çok büyük miktarlara ulaşabilir.
En kötü yanı, SAM sisteminiz yoksa fazla lisansları tespit etmenin zor olmasıdır. Kullanılmayan kopyaları aramaya zaman ve para harcamadan, BT bütçenizin bir kısmının ekibinizin asla kullanmadığı hizmetlere gittiğinin farkında olmayabilirsiniz.
Bir yazılım varlık yönetimi aracıyla envanterinizdeki tüm lisansları ve boşta olan lisansların yüzdesini görebilirsiniz. Bu tür bilgiler, bu maliyetleri azaltmanıza ve lisans kullanımını optimize etmenize yardımcı olabilir.
Yazılım Varlık Yönetimi (SAM) Süreçleri
1 – Lisans takibi
Gelişmiş bir SAM aracı, şirketin envanterine eklenen yeni yazılımları otomatik olarak algılayabilir. Yazılım algılandıktan sonra SAM sisteminin bir parçası haline gelir ve ilgili tüm bilgileri görürsünüz.
SAM araçları, PC yazılımı, mobil uygulamalar ve bulut hizmetleri de dahil olmak üzere her türlü yazılımı yönetebilir. Ayrıca kullanılan uygulamaların sayısını, satın aldığınız lisans türünü ve diğer satıcı bilgilerini de takip edebilirsiniz.
Ayrıca, lisans değişiklikleriyle ilgili bildirimleri etkinleştirerek lisans bilgileriyle ilgili her zaman güncel bilgilere sahip olmanızı ve bunları tek bir yerden yönetebilmenizi sağlayabilirsiniz.
2 – Yazılım lisanslarına uygunluk
Güçlü bir SAM aracıyla yazılım denetimine hızla hazırlanabilirsiniz. Sistem tüm yazılım araçlarını, lisanslarını ve uyumluluğunuzu kaydeder. Bunun en iyi yanı, tüm bu bilgileri yazılım sağlayıcılarınıza sunmak üzere düzenli bir rapor halinde alabilmenizdir.
Bunun gibi raporlar size daha fazla güvenilirlik kazandırır ve hata yapma veya kritik bilgileri kaçırma olasılığını en aza indirir. Bu kuşkusuz işletmeniz için büyük bir konfordur.
3 – Kullanım ve harcama takibi
Birden fazla yazılım aracını kullanırken farklı fiyatlandırma modellerine ve ödeme politikalarına tabi olursunuz; bu da faturalandırma yöntemleri, ödeme son tarihleri ve bakım ücretleriyle ilgili kafa karışıklığına yol açabilir. Tüm bu detayları ve bunlara bağlı maliyetleri takip etmeye çalışmak kontrolden çıkabilir.
Ancak bir SAM aracının yardımıyla tüm satın alma işlemlerini, yinelenen ücretleri ve bakım faturalarını tek bir yerde görebilirsiniz. Ayrıca kullanmadığınız yazılımları hızlı bir şekilde tespit edip para kaybetmenizi önlemek için harcamalarınıza ilişkin değerli bilgiler edinirsiniz.
Diğer bir özellik ise çalışanların, departmanların ve projelerin aylık veya yıllık uygulama kullanımını gösteren güçlü rapor sistemidir. SAM hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı netleştirmenize yardımcı olacak belirli KPI’ları gösterecek şekilde bu raporları özelleştirebilirsiniz.
4 – Yazılım geri dönüşümü
Bir çalışan şirketten ayrıldığında, hesabı kullanılmamış olabilir ancak yine de ödemesi yapılmış olabilir. Bir SAM sistemi ile tüm bu hesapların keşfedilmesi ve takip edilmesi daha kolay olabilir.
Bir SAM aracı kullanarak, kullanılmayan lisansları geri dönüştürebilir ve bunları yeni işe alınan kişilere verebilirsiniz. Ek izinler satın almak için gereksiz yere daha fazla harcamak yerine, halihazırda envanterinizde bulunan ekstra lisansları yeniden tahsis etmeniz yeterlidir.
5 – Yazılım istekleri kontrolü
Merkezi bir SAM sistemi yoksa çalışan, yönetici onayı olmadan yazılımı satın alabilir. Bu gibi durumlarda yeni yazılım eklemeleri ve kullanıcı detayları konusunda Bilgi İşlem departmanının bilgilendirilmesi gerekmektedir.
Ancak bir SAM aracının yardımıyla yazılım isteklerini kolaylaştırmak kolaydır. Tüm departmanlar taleplerini iletmek ve onay almak için SAM platformunu kullanabilir. SAM platformunuz sistemdeki tüm yazılım araçlarını kaydeder ve yöneticilere kimin hangi programları kullandığına dair genel bir resim sunar.
Tüm yazılımlar günlüğe kaydedilip izlendiğinde, genel maliyetlerinizi azaltmak için yinelenen özelliklere sahip yazılımları ortadan kaldırmak çok daha kolaydır.
6 – Personel giriş çıkış otomasyonu
SAM aracıyla çalışanların işe alımı ve işten çıkarılması gibi süreçleri de otomatikleştirebilirsiniz. Yeni çalışanları işe aldığınızı ve onlara yaklaşık bir düzine yazılım aracına erişim izni vermeniz gerektiğini varsayalım.
SAM araçlarıyla bu süreç 1-2-3 kadar basittir. Belirli departmanlardaki çalışanları işe almak için bir iş akışı oluşturabilirsiniz; yazılım, bunu her seferinde yürütmenize yardımcı olacaktır.
Tıpkı bunun gibi aynı zamanda işten ayrılma süreciniz içinde bir SAM aracını kullanabilirsiniz. Siber saldırı riskini en aza indirmek için tüm eski şirket çalışanlarının yazılım ve ağ erişimini iptal ettiğinizden emin olmak istiyorsunuz.
Bu süreci kolaylaştırmak ve her seferinde tamamlanana kadar yürütülmesini sağlamak için bir SAM aracı kullanabilirsiniz. Örneğin size sunduğumuz Usu Yazılım Varlık Yönetimi bu süreci işletmeniz için ciddi anlamda kolaylaştıracaktır.
7 – Yazılımın uygulanması ve benimsenmesi
Yazılım Varlık Yönetimi (SAM) yazılımı, aşağıdakiler aracılığıyla yazılımın uygulanmasını ve benimsenmesini geliştirir:
- Görünürlük : Tamamen uygulanan bir SAM platformu, yazılım kullanımına genel bir bakış sunarak etkili dağıtım ve benimsemeye yardımcı olur.
- Lisans yönetimi : SAM, yazılım lisans koşullarına uygunluğu sağlayarak yazılım kullanımında kesintiye neden olan yasal ve mali sorunları önler.
- Kullanım bilgileri : Yazılım kullanım kalıpları hakkında bilgi sağlayarak özelleştirilmiş eğitimi ve gelişmiş kullanıcı benimsemesini kolaylaştırır.
Kısaca, SAM yazılımı, yazılım yaşam döngüsünü düzenler, yazılım yatırımını optimize eder ve verimli benimsemeyi teşvik ederek operasyonel verimliliğe ve maliyet tasarrufuna yol açar.
8 – Uyumlu harcama analizi
Uyumlu olmayan ve sürekli çakışan harcamalar, şirketlerin benzer işlevler sunan iki veya daha fazla yazılım aracına sahip olması durumunda ortaya çıkar.
Bu genellikle satın almanın merkezi olmadığı ve şube veya departman yöneticilerinin yazılım araçlarını birbirlerinden bağımsız olarak ve önceden danışmadan satın alabildiği durumlarda meydana gelir.
İyi bir yazılım varlık yönetimi süreci, uyumlu harcamalar için yazılım yığınlarının düzenli analizini içerir. Özellik çakışmalarını göründükleri anda tanımlamak için profesyonel otomatik araçları kullanır.
9 – Rol tabanlı erişim kontrolü
Rol tabanlı erişim kontrolü, erişim izinlerini karmaşıklaştırmadan güvenlik risklerini en aza indirmek için gereklidir. Rol bazlı izinlerle yeni çalışanlar, rollerine veya unvanlarına göre belirli yazılım platformlarına veya özelliklerine erişebilir.
Bu, özellikle BT departmanından erişim talep etmek zorunda kalmadan, işlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları araçları kullanmalarına olanak tanır.
SAM Süreçlerinizi Yönetmek İçin Danışmanlık
Baştada belirttiğimiz gibi bu son derece dikkat gerektiren kapsamlı bir süreçtir. Sizin için çok karmaşık geliyor ve içinden çıkamıyorsanız SAM süreçlerinizi yönetmek için Yazılım Varlık Yönetimi ekibimizden profesyonel destek alabilirsiniz.
Ekibimiz verimli süreçler oluşturmanıza ve hepsini tek bir yerden görüntülemenize yardımcı olurken sizin için profesyonel bir BT hizmet yönetimi süreci sunar. Bize sitemizdeki iletişim kanalları vasıtası ile ulaşabilirsiniz.